Déclarer les heures sup et complémentaires en DSN

Les nouvelles règles de déclaration des heures majorées en DSN

À compter de 2027, la déclaration des heures supplémentaires et complémentaires dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN) fera l’objet de nouvelles obligations réglementaires. Une évolution cruciale puisque près de 4 millions de salariés réalisent des heures supplémentaires ou complémentaires chaque année en France selon la DARES.

Cette réforme vise à améliorer la fiabilité des données sociales transmises aux organismes et permettre une meilleure prise en compte des droits des salariés. Voici comment adapter dès maintenant la gestion RH et paie pour anticiper ce changement.

Comprendre les heures supplémentaires et complémentaires

Heures supplémentaires : pour les salariés à temps plein

Ce sont les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire de 35 heures ou au-delà du plafond fixé par convention. Elles donnent lieu à majoration salariale et ouverture de droits particuliers (retraite, assurance chômage).

Heures complémentaires : pour les salariés à temps partiel

Il s’agit des heures travaillées au-delà du contrat à temps partiel mais sous le seuil de 35 heures. Elles sont également soumises à majoration, généralement entre 10 % et 25 % selon les plafonds dépassés.

Vers une nouvelle structuration de la déclaration en DSN

Ce que dit la fiche DSN n°1975

La fiche technique DSN n°1975 publiée par le GIP-MDS précise les modalités qui seront effectives dès 2027. Elle introduit une distinction précise selon la nature des heures majorées :

• Heures structurelles : intégrées de manière récurrente au contrat et considérées comme partie du temps de travail habituel.
• Heures aléatoires : accomplies en réponse à un besoin ponctuel, non prévisible ou occasionnel.
• Heures dans le cadre d’aménagement du temps Travail : notamment l’annualisation et le temps partiel modulé.

Cette classification impacte directement les codes de déclaration en DSN pour garantir l’identification correcte des heures majorées, leur traitement fiscal et social.

Pourquoi cette évolution réglementaire ?

L’objectif majeur est de fiabiliser les données transmises pour :

• Assurer les bons calculs de cotisations sociales (URSSAF, retraite, etc.)
• Permettre une meilleure traçabilité des heures travaillées
• Garantir les droits rattachés aux heures majorées, notamment pour le calcul de l’assurance chômage et de la retraite.

Selon la Cour des comptes, les erreurs de déclaration coûtent chaque année plus de 2,5 milliards d’euros à la sécurité sociale. La mise en conformité avec la nouvelle norme DSN permettra donc également de réduire ce déficit.

Comment se préparer à la déclaration 2027 ?

Adapter le logiciel de paie

Les éditeurs de logiciels doivent intégrer les nouveaux codes de rattachement selon la nature des heures. Une mise à jour technique sera nécessaire pour assurer la conformité à la DSN phase 4 prévue en 2027.

Former les équipes RH

Il est essentiel de sensibiliser les gestionnaires de paie à la nouvelle logique de distinction (structurelle vs aléatoire). Ils devront savoir catégoriser correctement chaque heure majorée selon sa nature effective.

Consulter les textes officiels

Suivre l’évolution des consignes diffusées par le GIP-MDS et la plateforme net-entreprises.fr, principale source d’information en matière de DSN. La fiche DSN 1975 reste la base actuelle.

Auditer la gestion actuelle

Faire un état des lieux des process internes permet de détecter les écarts entre la réalité et les nouvelles obligations. C’est une étape clé pour anticiper les correctifs à opérer.

Quelles conséquences pour les salariés ?

Un encadrement plus précis des heures majorées garantit :

• Un report exact sur les bulletins de paie
• Une meilleure couverture sociale (cotisations retraite complémentaire, assurance chômage)
• Une plus grande transparence pour le salarié, qui visualise les heures réellement effectuées et rémunérées.

Pour les employeurs, c’est aussi une manière d’éviter les redressements URSSAF et les contentieux liés à un mauvais traitement déclaratif.

Exemples concrets d’application

Cas 1 : Salarié à temps plein – heures structurelles

Un salarié effectue 3 heures majorées chaque semaine selon son contrat. Ces heures sont structurelles. Elles doivent être intégrées dans sa base mensuelle de paie avec le code DSN approprié.

Cas 2 : Employé à temps partiel – heures complémentaires ponctuelles

Une caissière embauchée 25h travaille 6h de plus exceptionnellement en décembre. Ces heures complémentaires doivent être déclarées comme aléatoires, avec la majoration adéquate.

Cas 3 : Annualisation du temps de travail

Un salarié en modulation travaille plus en période de forte activité. L’employeur doit mensualiser sa déclaration selon les règles d’annualisation, tout en précisant les heures majorées distinctement.

Enjeux sociaux-fiscaux : ne pas sous-estimer l’impact

Les heures supplémentaires et complémentaires sont soumises à :

• Cotisations sociales
• Contributions fiscales
• Exonérations ou allègements (loi TEPA, réduction Fillon…)

Une déclaration erronée peut entraîner la perte d’avantages pour le salarié, mais aussi des sanctions pour l’entreprise. Mieux vaut anticiper dès aujourd’hui.

Un calendrier à suivre de près

Bien que l’entrée en vigueur ne soit prévue qu’en janvier 2027, la période actuelle permet d’adapter progressivement les processus. Le GIP-MDS publiera d’autres versions de la fiche DSN à venir, en lien avec le calendrier DSN phase 4.

Conclusion : Garder le cap vers 2027

La nouvelle obligation de déclarer précisément les heures supplémentaires et complémentaires dans la DSN représente une avancée vers plus de fiabilité et de transparence pour les droits sociaux. Elle nécessite cependant une rigueur accrue dans la gestion de la paie et une adaptation des outils numériques.

Quelles sont les difficultés rencontrées dans le traitement des heures majorées dans votre entreprise ? Partagez vos retours d’expérience dans les commentaires !